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Spectrophotometers, photometers, and colourimeters for in-vehicle displays
Le note spese possono essere un problema, sia per le persone che le creano, sia per quelle che le gestiscono.
Il processo tipico della gestione della nota spese si avvale del formato cartaceo per registrare, giustificare e supervisionare le spese. Konica Minolta ti permette di digitalizzare l’intero processo: dalla creazione della nota spese, alla sua approvazione, contabilizzazione e archiviazione.
Con Captio è possibile integrare il processo di gestione delle spese in un unico flusso di lavoro senza carta ed eliminare i processi manuali, prevenendo le frodi.
Il servizio prevede la digitalizzazione dell’intero processo e si basa sulla piattaforma Captio di Emburse, azienda leader mondiale nella gestione delle spese. Grazie a tool esclusivi di Konica Minolta, è possibile l’integrazione automatica con sistemi ERP, la riconciliazione bancaria con gestori di carte di credito e l’archiviazione digitale sostitutiva a norma approvata dall’Agenzia delle Entrate.
L’architettura Cloud basata su MS Azure e la Certificazione ISO 27001 garantiscono elevati standard di sicurezza e il pieno rispetto del GDPR.
Creazione Smartphone alla mano, il dipendente scatta una foto allo scontrino ogni volta che effettua una spesa. L’app legge automaticamente le informazioni sullo scontrino. L'intero processo viene gestito tramite il cellulare, le informazioni sono archiviate nel cloud.Quando è il momento di compilare la nota spese basta fare clic e… fatto! Il dipendente non ha perso neanche un minuto.
Approvazione Il supervisore riceve le note spese digitalmente in un unico sistema con accesso facile e sicuro.Tutte le note spese vengono filtrate automaticamente. I casi anomali vengono contrassegnati con un alert. Il supervisore analizza i casi anomali risolvendoli direttamente con la persona interessata, nel rispetto della policy aziendale. Il supervisore può controllare in modo scrupoloso ogni spesa e accertarsi che la travel policy sia stata rispettata.Il sistema associa automaticamente i pagamenti dell'estratto conto delle carte di credito al relativo scontrino inserito nella nota spese.
Contabilizzazione Le informazioni sulle spese vengono inserite automaticamente in qualsiasi sistema contabile e viene effettuato il rimborso.
Archiviazione Non è necessario conservare le ricevute e gli scontrini cartacei, in quanto tutto è disponibile e consultabile digitalmente. Il sistema è integrato con archiviazione digitale sostitutiva a norma di legge. In qualsiasi momento è facile recuperare le informazioni e i giustificativi desiderati.
Le spese possono essere aggregate in report che, dopo essere stati inviati, passano attraverso un processo di approvazione. L’applicazione crea notifiche automatiche per gli attori coinvolti in questo processo, il che lo rende più semplice e veloce.
Cattura le spese tramite l’applicazione direttamente dallo smartphone. La tecnologia di Captio convertirà l’immagine in testo per digitalizzare le informazioni. È inoltre possibile personalizzare le categorie per semplificare la classificazione individuale di ciascuna spesa.
Personalizza Captio in base alle esigenze della tua azienda: crea gruppi con spese specifiche e semplici processi di approvazione.
Assegnazione di gruppi di utenti
Definizione di un amministratore del flusso di cassa
Personalizzazione dei campi
Flussi di approvazione
Notifiche automatiche
Scansione da MFP Konica Minolta
Delega utenti
Tariffe chilometriche comuni
Gestione del chilometraggio
Riconciliazione bancaria
Richieste di viaggio
OCR altamente affidabile
Metodi di pagamento
Richieste di anticipo
Scarica la brochure e scopri le caratteristiche e i vantaggi della migliore e più sicura soluzione di gestione intelligente delle spese.
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