Smart work

Gestione della complessità: semplificare i flussi di lavoro, gestire i dati

Più grande è l'azienda, meno chiare sono le strutture: la gestione della complessità aiuta le PMI in crescita a rimanere organizzate, dinamiche e competitive.

20.02.2021
7 minuti 7 minuti
Keywords:
img_keyvisual_post_kw38_KOMPLEXITAETSMANAGEMENT.jpg
Contenuti
La crescita spesso si accompagna a un aumento dei flussi di lavoro. La gestione della complessità organizza e aiuta a mantenere una visione d'insieme. Riduce le regole non necessarie e collega in modo efficiente i processi tra loro. Questo articolo spiega come ridurre la complessità. 

Le materie prime sono necessarie per fabbricare un prodotto. Per fornire un servizio, sono necessarie informazioni sul cliente. E nemmeno il marketing e le vendite possono svolgere alcun lavoro senza qualcosa da offrire. Ci sono molti fattori diversi che dipendono l'uno dall'altro. La maggior parte dei flussi di lavoro nelle aziende di oggi sono quantomeno complicati.

La globalizzazione e la digitalizzazione complicano ulteriormente i flussi di lavoro, ma portano anche nuove opportunità e sfide. Anche le piccole e medie imprese (PMI) sono oggi attive a livello internazionale, producono componenti per le case automobilistiche in Cina o si espandono con filiali negli Stati Uniti. Il profitto è solo uno dei motivi: conquistano i mercati e rafforzano la loro posizione competitiva. Ma più reparti, partner e clienti sono coinvolti, maggiore è lo sforzo organizzativo richiesto all'interno dell'azienda. Ciò rende difficile per i responsabili della gestione tenere sotto controllo tutti i fattori rilevanti.

Come nasce la complessità in un'azienda?

Un sistema è considerato complesso se contiene fattori che si influenzano a vicenda e sono in parte sconosciuti. Per molte PMI in crescita, i nuovi mercati sono la grande incognita. Allo stesso tempo, il loro mercato è estremamente agile. Anche la manovrabilità e la gestione dei dati digitali diventano sempre più importanti. Ecco perché la maggior parte delle aziende oggi, dalle grandi case automobilistiche alle piccole start-up, lavora in sistemi complessi.

I quattro diversi modelli di sistema: 

  • I sistemi semplici contengono un piccolo numero di fattori da gestire. In questo caso, A porta direttamente a B. Il sistema è prevedibile e stabile.
  • I sistemi complicati comprendono diversi fattori noti che si influenzano a vicenda. Il sistema è comprensibile e organizzato in modo logico.
  • I sistemi complessi contengono fattori ancora sconosciuti. Ciò rende i flussi di lavoro difficili da pianificare. Inoltre, ci sono sempre più modi possibili per completare questi flussi di lavoro. Tuttavia, questo rende estremamente flessibili i sistemi complessi.
  • Nei sistemi caotici, molti fattori sono sconosciuti, altamente dinamici o troppo simili. Il sistema non mostra alcun modello chiaro e quindi non è pianificabile e quasi impossibile da controllare.

Complessità nel lavoro quotidiano delle PMI

Il mercato è vivace. Anche le strutture all'interno dell'azienda dovrebbero esserlo. La gestione della complessità aiuta le PMI a rimanere sostenibili, agili e flessibili. Copre cinque aree.

  1. Catena del valore: dipende da fornitori, aziende partner, logistica, marketing, vendite, ecc.
  2. Esterna: include mercato, clienti e concorrenza.
  3. Interna: definisce l'organizzazione, la gestione e la produzione, la tecnologia applicata e l'intera catena del valore della propria azienda.
  4. Gestione delle varianti: coordina la gamma di prodotti. Più prodotti e varianti di prodotto sono presenti sul mercato, più complesse sono, ad esempio, produzione, vendita o marketing.
  5. Prodotto: include tutti i fattori di produzione. L'obiettivo è produrre beni o fornire servizi nel modo più redditizio possibile.

Di nuovo tutto sotto controllo: gestione della complessità

I modelli di gestione classici coordinano i flussi di lavoro attraverso regole e specifiche chiare, danno sicurezza ai dipendenti e garantiscono un'interazione fluida con partner e clienti. Questi sistemi, spesso semplici o complicati, si concentrano sulla standardizzazione e sui controlli.

Poiché la dinamica nelle aziende di oggi si basa su molti più fattori, tali strategie di gestione fisse non sono più applicabili. La gestione richiede un sistema flessibile in cui non c'è un solo percorso che porta alla destinazione.

La gestione della complessità è un approccio per coordinare processi e flussi di lavoro nelle aziende. Il metodo collega tra loro i processi noti in un modo nuovo e consente di modificare i sistemi complessi in cui le incertezze o le probabilità come i costi di complessità imminenti sono incluse nella pianificazione. L'obiettivo di questo approccio è ridurre, controllare e prevenire processi complessi.

 
Infografica che mostra gli obiettivi della gestione della complessità

Obiettivi della gestione della complessità


Ottenere il controllo sui costi della complessità

Più estesi sono i flussi di lavoro in un sistema complesso, maggiore è lo sforzo richiesto e, quindi, anche i costi. Questo è un risultato aggiuntivo dovuto a eventi imprevisti o progetti non pianificati. Un calcolo preventivo include maggiori spese aggiuntive.

Esistono tre tipi di costi della complessità

  • Diretto: ad esempio, la produzione è più costosa del previsto.
  • Indiretto: ad esempio, l'ampliamento non pianificato ma necessario della gamma esistente per soddisfare i desideri dei clienti. 
  • Proporzionale al prodotto: ad esempio, sviluppi necessari di nuove offerte per rimanere competitivi.

Fattori interni ed esterni generano costi della complessità. I potenziali fattori interni includono un gran numero di nuovi dipendenti o sviluppi di prodotto necessari. I fattori esterni includono l'espansione in altri mercati o cambiamenti nel comportamento come consumatori dei clienti a cui l'azienda deve adeguarsi.

Gestendo la complessità, il team responsabile tenta di compensare i costi maturati e di includerli nei calcoli futuri. Allo stesso tempo, il team sviluppa misure per ridurre il più possibile lo sforzo aggiuntivo e per ottimizzare l'efficienza dei flussi di lavoro, senza cadere nella trappola della complessità del processo.

La trappola della complessità

Non appena i manager si accorgono che i flussi di lavoro sono troppo complessi, tendono ad adottare un approccio drastico: riducono i processi tagliando compiti e budget dei loro progetti o individuando i problemi solo in singoli punti. Invece di gestire la complessità, cercano di trasferire i loro complessi flussi di lavoro in sistemi più semplici. Tuttavia, tali misure hanno effetto solo sui singoli reparti, non sull'azienda nel suo insieme.

Queste soluzioni parziali possono avere ulteriori conseguenze e aumentare ulteriormente i costi della complessità a lungo termine. Solo una strategia olistica e misure globali che interessino l'intera azienda possono migliorare i flussi di lavoro e controllare in modo sostenibile la complessità necessaria.

Misure di esempio nella gestione della complessità

  • Creare processi trasparenti 
  • Condividere le responsabilità
  • Coinvolgere il personale in nuovi flussi di lavoro già in una fase iniziale
  • Adottare strumenti IT moderni e nuovi modelli di processo  
  • Migliorare l'efficienza della produzione
  • Ridurre e semplificare la diversità dei prodotti
  • Accelerare la logistica
  • Evitare lunghi tempi di stoccaggio
  • Concentrarsi sul servizio anziché su tutte le aree 

Più coraggio per la complessità

Il tema della complessità non ha solo connotazioni negative. Può anche essere una buona strategia per le aziende scegliere consapevolmente modelli di business complessi.

Ad esempio, alcune aziende assicurano la catena di produzione contro i ritardi: se un partner annulla una consegna, un altro colma la lacuna. Ecco perché per alcuni componenti il settore automobilistico si affida sempre a più fornitori.

I modelli di produzione complessi proteggono anche le innovazioni tecniche dalla pirateria. I piccoli componenti in particolare sono spesso presi di mira dai contraffattori. Nessuno falsifica un'auto, ma lo fa con i pezzi di ricambio. Un team di quattro Istituti Frauenhofer ha sviluppato un colorante fluorescente per questi casi. È visibile solo a una determinata lunghezza d'onda della luce. Quando viene applicato ai prodotti, li protegge dalla contraffazione. Molte aziende si stanno dando un vantaggio competitivo a lungo termine con processi di produzione elaborati come questo.

La gestione dei big data è un altro esempio di un sistema complesso. Oggigiorno ogni azienda raccoglie dati digitali, ma la loro elaborazione non può essere semplificata. Più dati significano più informazioni su clienti, concorrenza, mercato e flussi di lavoro all'interno di un'azienda. Se puoi sfruttare le conoscenze, sei anche davanti alla concorrenza. Gli strumenti ti aiutano a gestire i big data senza creare barriere IT.

Sono necessari sistemi IT intelligenti e automatizzati per estrarre tali informazioni dai dati. L'intelligenza artificiale (AI) mette ordine nei dati digitali e consente di filtrare la conoscenza. Aiuta nelle ricerche, accelera i processi amministrativi interni e semplifica la collaborazione e la comunicazione all'interno delle organizzazioni. 

Semplificare la complessità: team agili e gestione trasparente

L'agilità è un'altra soluzione di gestione contemporanea per gestire sistemi complessi. La strategia è nata nel settore IT. Esperti nella gestione della complessità l'hanno adattata ad altri rami professionali. Molte aziende hanno già creduto nell'integrazione della flessibilità quotidiana. Usano metodi agili come scrum o kanban: questo significa più responsabilità per il lavoro individuale e team più piccoli che si gestiscono da soli e possono lavorare insieme indipendentemente da tempo e luogo grazie a piattaforme di collaborazione.

Queste nuove strategie e assistenza tecnica cambiano la gestione dei dipendenti: trasparenza e cooperazione al posto di una rigida catena di comando. Dinamismo anziché ingorghi. Ruoli alternati anziché processi fissi. Meno regole, più libertà. E infine, anche flussi di lavoro semplificati e dati gestibili.

Potrebbe interessarti anche:

Sapere è potere. Data mining (o estrazione di dati) significa saperne di più

Ogni azienda produce dati. Il data mining lo utilizza per estrarre preziose...

Smart work
05.08.2021
Da noi per te: